Orçamento escolar: como planejar receitas e despesas do ano letivo

Comece pela receita

Na escola, a receita define o tamanho do orçamento. Ela parte do número de alunos por segmento e série, multiplicado pelo valor da anuidade, menos descontos, bolsas e a inadimplência esperada. Outras receitas (material didático, atividades extracurriculares, eventos, cantina, locação de espaços) entram em naturezas próprias.

Faça a projeção por segmento (educação infantil, fundamental, médio) e use cenários: o número de rematrículas confirmado até a data do orçamento, a meta de captação e um cenário conservador. Muitas escolas aprovam o orçamento no cenário conservador e liberam investimentos à medida que a matrícula se confirma.

Itens de receita a não esquecer

• Anuidades por segmento e série
• Descontos comerciais, de irmãos e de pagamento antecipado
• Bolsas (sociais, de mérito, de funcionários)
• Inadimplência esperada, com base no histórico
• Taxas de matrícula, material e atividades extras

A folha e os encargos

Folha de pagamento costuma ser a maior parte da despesa de uma escola. Ela depende da grade de aulas, do número de turmas e da convenção coletiva, com o reajuste normalmente definido no início do ano. Inclua encargos, férias, 13º salário e a formação de professores. A distribuição mensal da folha não é uniforme: 13º e férias criam picos que precisam estar no orçamento mês a mês.

Despesas que seguem o calendário letivo

Distribuir as despesas pelos meses de forma realista é o que permite acompanhar o orçado × realizado sem susto. Alguns exemplos:

• Material pedagógico e de consumo: concentrado antes do início das aulas
• Manutenção predial e pintura: nas férias de janeiro e julho
• Nutrição: proporcional aos dias letivos, menor nas férias
• Eventos e formaturas: em datas fixas do calendário
• Marketing de captação: no segundo semestre, antes da rematrícula
• Tecnologia: renovação de licenças em datas de contrato

Organize por centro de custo

Cada coordenação ou área administrativa deve responder pelo próprio centro de custo: pedagógico por segmento, nutrição, manutenção, tecnologia, marketing, secretaria. Assim, quem conhece o gasto planeja, e o financeiro analisa e consolida.

Em grupos educacionais com várias unidades, mantenha os mesmos centros de custo e naturezas em todas as unidades, separadas por filial. Isso permite comparar o custo por aluno entre unidades.

Um cronograma que funciona

Como o orçamento precisa estar pronto antes da definição da anuidade e da campanha de rematrícula, muitas escolas trabalham com este calendário:

• Julho e agosto: premissas (reajuste, cenários de matrícula) e abertura da digitação
• Agosto e setembro: coordenações lançam; gestores aprovam
• Setembro: análise do financeiro e simulação da anuidade
• Outubro: aprovação da direção ou da mantenedora
• Ao longo do ano: acompanhamento mensal e revisão após a matrícula confirmada

Indicadores úteis

Custo por aluno por segmento, folha sobre receita líquida, inadimplência realizada contra a orçada e despesa por centro de custo contra o orçado. São números que a direção e a mantenedora entendem e que ajudam a definir a anuidade do ano seguinte.

Como o Orçamentum ajuda

No Orçamentum, cada coordenação lança o orçamento do próprio centro de custo numa planilha colaborativa, com prazo, aprovação do gestor, análise do financeiro e aprovação da direção. Com o TOTVS RM, muito usado por escolas, centros de custo e naturezas vêm do RM e o aprovado vai para a Gestão Orçamentária sem redigitação.