Fluxo de aprovação do orçamento: quem aprova o quê e em que ordem

Os papéis

Em empresas menores, a mesma pessoa pode acumular papéis, como financeiro e direção. O importante é que cada etapa tenha um dono claro.

• Membro da área: conhece o gasto e lança as linhas do centro de custo, com justificativa
• Gestor: responde pelo centro de custo ou pela equipe; revisa e aprova linha a linha
• Financeiro ou controladoria: analisa o conjunto, compara com o histórico e com as premissas, e prepara para a direção
• Direção: decide, aprova o orçamento de cada centro de custo e arbitra conflitos
• Administrador: configura equipes, prazos e acessos

Uma ordem que funciona

A ordem mais comum vai de quem conhece o detalhe para quem decide o todo: área, gestor, financeiro, direção. O gestor aprova linha a linha, porque conhece a operação. Do financeiro em diante, a análise é por lote: o centro de custo inteiro anda junto, para que a direção aprove um orçamento completo e coerente, não linhas soltas.

Uma regra útil: o gestor só encaminha o centro de custo ao financeiro quando todas as linhas estão resolvidas (aprovadas ou reprovadas). Isso evita que o financeiro analise um orçamento pela metade.

Devoluções com motivo

Toda etapa precisa poder devolver, e toda devolução precisa de motivo. Uma lista curta de motivos padronizados ajuda a medir onde o processo trava: "falta justificativa", "valor acima do histórico", "natureza incorreta", "fora das premissas". Além do motivo, um comentário livre e a indicação das linhas com problema.

Defina para onde a devolução vai. Na prática, o financeiro e a direção devolvem ao gestor, que ajusta com a área e reencaminha o lote completo.

Trave o que está em análise

Se a área pode alterar linhas enquanto o financeiro analisa, a direção pode aprovar algo diferente do que foi analisado. Por isso, quando o lote é encaminhado, a edição deve ficar travada até ele ser devolvido. Depois da aprovação final, mudanças só numa nova versão do orçamento.

Alçadas: quando usar

Algumas empresas definem alçadas por valor: aumentos acima de um percentual ou de um valor absoluto precisam de aprovação de um nível acima. Alçadas fazem sentido em empresas grandes, mas complicam o fluxo. Comece com etapas fixas e use os alertas da análise (maiores aumentos, cortes abaixo do realizado) para concentrar a atenção da direção.

O que registrar

Esse registro protege todos: a área entende os cortes, o financeiro tem o histórico e a direção tem a prova do que aprovou.

• Quem lançou cada linha e quando
• Quem aprovou, devolveu ou reprovou, com o motivo
• O valor antes e depois de cada alteração
• Em que etapa está cada centro de custo e há quantos dias
• A versão aprovada e as diferenças para a anterior

Prazos por etapa

Dê a cada etapa um prazo e torne visível o que está parado. Uma linha do tempo do orçamento, que mostra em que etapa está cada centro de custo e quem está segurando, costuma resolver mais atrasos do que qualquer cobrança por e-mail.

Como o Orçamentum ajuda

O Orçamentum implementa esse fluxo: a área lança, o gestor aprova linha a linha, o financeiro analisa e a direção aprova o centro de custo inteiro. Qualquer etapa devolve com comentário e motivo padronizado, o lote encaminhado trava a edição, e a auditoria registra cada decisão.