Orçado × realizado: como acompanhar e o que fazer quando estoura

O que comparar

A comparação básica é simples: para cada centro de custo e natureza, o valor orçado no mês ao lado do valor realizado. A diferença é o desvio, em reais e em percentual. Mas três cuidados mudam a qualidade da leitura.

Primeiro, separe receita de despesa. Uma receita acima do orçado é boa notícia; uma despesa acima, não. Somadas, elas se anulam e escondem o problema. Segundo, olhe o mês e o acumulado: um mês ruim pode ser só antecipação de um gasto, enquanto um acumulado ruim é tendência. Terceiro, compare com o mesmo critério de classificação usado no orçamento, ou a diferença será de classificação, não de gasto.

Indicadores que valem a pena

• Desvio do mês e desvio acumulado, por centro de custo
• Percentual consumido do orçamento do ano até o mês
• Resultado (receita menos despesa) realizado contra o orçado
• As 10 maiores variações do mês, em reais
• Centros de custo com três meses seguidos acima do orçado

Como ler um desvio

Antes de cobrar a área, classifique o desvio. Ele pode ser de calendário (o gasto aconteceu em outro mês, mas o total do ano se mantém), de preço (a mesma quantidade ficou mais cara), de volume (consumiu-se mais), de classificação (o lançamento caiu na natureza ou no centro de custo errado) ou um gasto não previsto.

Cada tipo pede uma ação diferente. Desvio de calendário só precisa de acompanhamento. Desvio de classificação se corrige no lançamento. Preço e volume pedem conversa com a área. Gasto não previsto pede uma decisão: absorver, remanejar ou revisar o orçamento.

O que fazer quando estoura

Quando um centro de custo passa do orçado de forma consistente, siga uma sequência simples:

• Confirme que não é erro de classificação ou de calendário
• Peça a explicação ao responsável, por escrito, com a previsão até o fim do ano
• Verifique se há sobra em outra natureza do mesmo centro de custo para remanejar
• Se não houver, leve a decisão a quem aprovou o orçamento: cortar em outro lugar, aceitar o estouro ou revisar
• Registre a decisão, para que a próxima rodada de orçamento use a informação

Deixe a área enxergar os próprios números

O acompanhamento funciona melhor quando quem gasta vê o próprio orçado × realizado, sem depender de um relatório enviado pelo financeiro. A área que vê o mês em vermelho no dia 10 age antes; a que descobre no fechamento do trimestre só justifica.

Para isso, a visão precisa ser simples (o centro de custo da pessoa, por natureza e por mês) e precisa respeitar permissões: cada um vê o que é seu.

Quando revisar o orçamento

Revisar o orçamento a cada desvio tira o valor dele como referência. Revise quando a premissa mudou de forma relevante (um contrato novo, uma mudança de preço grande, uma unidade aberta ou fechada) e trate a revisão como nova versão, guardando a anterior para comparação.

Como o Orçamentum ajuda

No Orçamentum, cada área vê o orçado × realizado do próprio centro de custo mês a mês, com receita e despesa separadas e o mês em vermelho quando passa do orçado. O financeiro vê receita, despesa e resultado da empresa, com filtros por filial, centro de custo e natureza. Com o TOTVS RM, o realizado vem do próprio RM.